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              淺談民生視角下中職學生檔案電子化的建設

              [編輯:中職網] [瀏覽次數:] [來源:全國中等職業學校學生信息網]

              【摘要】  數字化網絡技術催生了中職學校學生檔案電子化建設,也誕生服務民生的檔案管理理念。在網絡化背景下,中職學校學生檔案管理還存在著問題,從民生視角探討中職學生檔案電子化的建設,以期完善和豐富中職學校學生檔案資源。

              【關鍵詞】  民生視覺  中職學校  學生檔案  電子化建設

              “民生”概念的含義有廣義、狹義之分,本文指從社會層面上著眼的狹義上的民生概念。從民生檔案涉及的內容看,其類別共有六種,因本文研究對象為中職學校的學生檔案管理,所以歸類于“教育衛生類”。基于本文對“民生”概念和研究對象的界定,本文涉見所及“民生”,可以理解為中職學生在中職學校就讀期間基本的生存和生活狀態,以及學生在校接受教育、技能培訓、人文素養提升的發展機會和基本權益保護狀況等情況。

              一、中職學校學生檔案管理現狀

              當前,在網絡化背景下的中職學校學生檔案電子化管理的建設,無疑是一項重要的民生工程。中職學生檔案電子化管理建設,是檔案管理在網絡化背景下催生的一個必然產物,也是大數據時代來臨的必然趨勢。目前,全國各地中職學校學生檔案電子化管理,雖然在很大程度上取得成效,但還存在著一些問題。主要表現在以下三個問題:

              首先是缺乏超前的管理意識,電子化管理的建設理念滯后,其管理模塊沒能及時有效地開發與推廣,更談不上普及與應用。目前,某些中等職校特別是農村中等職校,把學生學籍管理平臺看成是電子化檔案,其實這只是電子化檔案的冰山一角,更多的資料依然停留在紙質管理方式上,如出勤情況、學業成績、獎懲情況等。因為對檔案電子化的錯誤認識,加上管理人員沒有專門的職位,大部分由教師兼職,也往往因教師崗位變動原因,致使穩定性較為脆弱,同時也因缺乏檔案業務知識和管理經驗,造成學生的檔案資料的收集、整理、歸檔等工作,其重視度在很大的程度上被弱化,因此把學生檔案電子化管理導入可有可無的歧途,使得目前大部分中職學校的學生檔案電子化管理處于無從下手的被動狀態。

              其次是沒有規范的建檔標準,檔案材料缺失嚴重。一般說來,中職學校學生檔案構件大致包括:學生錄取信息;體格檢查表;學生思想品德評價材料;學生公共課和專業能力考試、考查成績;學生實習實訓成績;頂崗實習鑒定或工學交替實習鑒定;學生在校期間的獎懲材料;學籍異動情況,包括轉學、轉專業、休學、復學與退學,以及入團(黨)申請書、畢業鑒定、畢業登記表、就業推薦書以及職業技能鑒定情況等。在這方面,許多中職學校存在著沒有規范的建檔行為的現象。例如:

              (1)檔案材料缺失嚴重。以安溪茶業職業技術學校(以下簡稱“安溪茶校”)為例,據了解,2013年以來該校學生年年代表泉州市參加福建省中職生傳統手工茶制作技能大賽,在短短的七年間斬獲一個全國第一名,八個全省第一名,六個全省第二名,還有一個全省茶藝創作、表演第一名。所有這些都沒有納入檔案電子化管理內容,也沒有專門的紙質檔案歸檔管理,至于其它的獲獎情況更是如此。

              (2)檔案材料流失嚴重。中職學校學生檔案不同于國家事業單位的人事檔案,沒有相對穩定性,因就業需要,隨入學而來之后則是隨就業而去,沒有制度化的管理模式,一旦檔案離開學校,“流失”也就伴著“離開”而致學校蕩然無存,無從查考。安溪茶校籌備建校50周年慶典期間,筆者從相關工作人員了解到,該校早期的學生檔案有的只有畢業證書存根,有的只有花名冊,其中能見到的也只有姓名、照片、籍貫。

              (3)檔案電子化管理技術落后。目前,大多數中等職校還有相當部分屬于紙質文檔,由于對年代較為久遠的檔案缺乏管理手段,以致部分檔案存在紙質變黃、破損、字跡模糊,甚至蟲蛀的情況。隨著檔案電子化管理的逐步推開,某些中職學校的學生檔案管理仍然不容樂觀。比如,紙質文檔與電子文檔脫鉤,沒有進行有效銜接,有的甚至棄之不管,在很大程度上影響紙質文檔的開發與利用。過去的已經無法追回,但如何從真正意義上讓學生檔案實現電子化管理,這是當前必須而且一定要引起我們高度重視的問題。因為民生檔案既是一種特殊的社會公共信息資源,同時也是一種不可再生的資源,而學生檔案是民生檔案中的一個子系統。在檔案服務民生的今天,要實現學生檔案信息資源開發的網絡化,就必須首先有效地運用計算機技術、網絡技術等管理手段,借鑒學信網的管理模式,有步驟、有計劃地開展學生檔案的分類處理,以班級、專業和級別(即入學時間)為單位,把每個學生從入學到畢業的所有個體資料進行數字化處理,并在此基礎上進行歸檔、上傳,生成電子檔案,構建學生檔案電子化管理的相關數據庫,讓學生檔案信息資源在實際管理、應用中實現電子化存儲、網絡化檢索,從根本上解決檔案服務民生、改善民生在管理上的機制性問題。

              二、對中職學校學生檔案管理的思辨

              “民生”一詞,有關辭書解釋為“人民的生活”或“平民的生計”。從這個概念看,中職學校學生的檔案是在致力于學生人文素養的形成與發展,培養他們的創新意識和創新精神,以及綜合運用學科知識和在社會生活中了解、掌握的各種知識能力,以提高他們的社會責任感的教育中形成的,具有保存價值的各種信息資源材料,它是每個學生個體在中職學校生活、學習、成長的真實寫照,濃縮了每個學生個體在校期間的生活的點點滴滴,是每個學生個體重要的信息資源和生活的原始記錄。

              1.對中職學校學生“民生檔案”的解讀

              中職學校學生涉及民生的領域非常廣泛,其檔案材料的范圍包括哪些內容,以及分類的標準是什么?目前對此并沒有統一和準確的界定,所以實際檔案管理中學生“民生檔案”有可能是五花八門的,目前普遍認為包括學生基本信息、學業成績檔案、獎懲檔案、黨團檔案、日常管理檔案、資助檔案、健康檔案、畢業檔案、就業檔案等。在大類中,有的還可以細化出更多的小類,如學業成績檔案還可以細分出公共課考試、考查成績;專業能力考試、考查成績;學生實習實訓成績;技能鑒定成績等。同時,學生生活軌跡不是一個孤立存在的個體,與學校、家庭、社會各個層面都有著息息相關的聯系,如低保檔案、社保檔案、保險檔案等,這些涉及學生民生問題的檔案,有的在學生入學前已經存在,要不要納入學校學生的“民生檔案”管理范疇?總之,沒有統一的標準和明確的界定,很容易在分類上造成混亂,很難實現各種檔案資源的分類與整合,在很大程度上影響檔案資源體系數據庫建設。

              2.中職學校學生“民生檔案”共享機制的構建

              近幾年來,隨著校園網絡信息化的推廣與建設,數字化教學共享數據平臺逐漸普及并趨于成熟。從某種意義上說,無論是從教學應用還是從教學管理的角度看,這無疑引領學校走進一個全新的視覺。據筆者了解,安溪茶校在教學上已全面普及數字化教學共享數據平臺,但在學生檔案管理方面,依然是各處室各自為政,有關學生的各種信息資源關閉在自家辦公室的電腦里,并沒有數字化辦公共享數據平臺。離開安溪茶校,在任何地方可以查到該校學生信息的,唯一是安溪茶校智慧校園信息化平臺,而且信息也是唯一的,即每學期(學年)由學生通過密碼查閱個人的期末考試成績。應該說,類似這種情況目前普遍存在于中職學校。由此可見,學生畢業離校后,如果需要在校期間的相關檔案,在異地無法通過類似“學信網”那樣網絡化檢索獲取檔案資料,這給畢業生在生活上帶來諸多的麻煩與不便。因此,如何運用數字技術構建中職學校學生“民生檔案”共享機制管理平臺,從根本上實現資源整合和服務效能最大化,這無疑是檔案電子化管理建設中無法回避且必須回答的現實問題。

              3.中職學校學生“民生檔案”的整合和歸屬探析

              從信息資源角度看,學生檔案材料屬于公共信息資源,向共享化方向發展是檔案電子化管理的必然趨勢。但因其共享化機制的數字化構建,是一項涉及面廣,形成主體多而復雜的系統工程,因而必須對各種信息資源進行整合,并進行專門的歸屬管理。以安溪茶校為例,涉及學生“民生檔案”的有招生辦的招生檔案、教務處的學籍檔案、政教處的獎懲檔案、保衛處的日常管理檔案、實訓處的實習實訓檔案、國家職業技能鑒定站的職業技能鑒定檔案、就業辦的就業推薦檔案,所有這些由校內不同職能部門產生而形成學生檔案信息資源,明顯存在著一種細碎化和片段化的管理弊端,因而需要利用信息資源數字化技術手段,對校內不同職能部門涉及學生民生的各類信息資源進行整合,在各職能部門信息數據平臺建設的基礎上,構建“福建省安溪茶校學生檔案信息化管理平臺”,在本校按學期由各職能部門依規移交相關檔案信息資源的材料,通過統一的信息管理平臺,最終實現中職學校學生檔案基于網絡數字化平臺的資源共享,這樣才便于學生畢業后隨時隨地利用檔案資源,充分發揮中職學校檔案服務人生的作用。

              三、對中職學校學生檔案管理的思變

              中職學校學生的民生檔案包括各類與民生有關的信息資源,其檔案管理電子化是在辦公向著數字化、網絡化、無紙化方向發展背景下,通過計算機網絡技術完成的一個高度信息化的信息管理數據庫系統,其內容包括學生的入學檔案(基本信息:姓名、性別、出生年月、升學考成績、畢業學校,以及學籍異動情況等)、學業成績檔案(文化課成績、專業課成績、實習實訓成績、技能考核成績等)、獎懲檔案(學科知識競賽獲獎情況、職業技能競賽獲獎情況、榮譽表彰情況、紀律處分情況等)、黨團檔案(入團、入黨情況)、資助檔案(低保、助學情況等)、職業技能鑒定檔案(技能等級)、健康檔案(體檢情況、醫社保情況等)、思想品德評價檔案,以及就業或升學檔案等。學生信息管理數據庫系統,它詳細第記錄了學生個人在三年中職學校生活、學習與就業或升學的信息,是中職學校學生三年校園生活人生經歷的濃縮和體現。

              基于網絡技術的發展,中職學校學生檔案管理電子化的建設,其數字檔案具有的優勢是紙質檔案所無法比擬的。這主要表現在以下幾個方面:

              一是數字檔案有利于民生檔案共享數據平臺的構建與實現。檔案管理電子化的核心在于實現信息資源共享。首先,電子化檔案借助先進的網絡技術,通過對收集的信息資源電子化、紙質檔案的數字化轉換,并在此基礎上進行分類儲存,構建民生檔案的共享數字網絡平臺,從而突破時空的限制,以實現網上辦公和網上服務;其次,基于數字網絡技術的電子檔案,實現信息資源在共享數據平臺上的遠程復制、存儲與利用,它的意義在于構建和滿足有利實體檔案的利用需求。

              二是數字檔案有利于民生檔案實體的安全與維護。大家知道,檔案管理以電子文件的形式存儲,它要求保障檔案實體和內容的安全。檔案實體的安全與維護問題,涉及制度建設、規范化操作、安全技術、人員素質等問題。從技術層面來說,主要涉及兩個問題:(1)選擇并確定列入電子化處理的紙質檔案后,為確保紙質檔案電子化減少檔案實體的破壞與損耗,應在掃描紙質檔案的電子化轉換前,開展檔案系統的核查、整理和技術修復。(2)檔案中的信息涉及個人的隱私,因此電子化數字系統必須包括:一是搭建儲存系統后,應設定兩種權限,即瀏覽權限和管理權限,其中瀏覽權限為學生個人查詢涉及民生資料的共享資源,必須設置可靠的類似“學信網”查詢信息的保密措施。二是在信息技術安全發展中出現的新問題,如電子簽名、數字水印,如何顯示登錄的IP地址及登錄時間,記錄每次登錄的操作是否符合有關規定,是電子化數字檔案必須解決的安全技術問題。

              三是數字檔案有利于助推民生檔案資源服務均等化。在國家民生政策背景下,推進檔案資源服務均等化,是改善民生的一個著力點,其核心和主旨是檔案資源面向社會、貼近生活、關注大眾、保障民生。電子化檔案數字網絡平臺,具有廣泛性、及時性、安全性、方便性等諸多特點,網絡技術、數字技術、共享互通與遠程利用技術等的廣泛運用,在技術手段上為檔案資源服務均等化提供了支持,特別是共享數據平臺為用戶提供的“一站式”檢索服務,它作為一種信息資源共享平臺,把檔案資源利用均等化向社會大眾延伸。從某種意義上說,民生檔案與大眾的生活、工作等息息相關,服務均等化可視為推動檔案資源共享和異地備份有機結合的實際行動指南。

              從民生視角探討中職學生檔案電子化的建設,其數字化系統的開發、研究、管理與運用,涉及到基于互聯網背景下檔案智能化管理的優化模式問題,這是一項涉及面廣、滲透力強的系統工程,無論是在智能科技還是在層級安全系統方面,需要探討的問題遠非本文所能窮盡。筆者僅就上述三個問題對中職學生檔案的電子化建設作些“篳路藍縷、以啟山林”的探討,不足之處,敬請提出批評指正。

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